Keuntungan.net – Tak hanya sebagai bukti transaksi, keuntungan penggunaan formulir sangat beragam. Ya, bisa dikatakan jika formulir menjadi salah satu perangkat yang paling sering digunakan di berbagai instansi, terutama untuk masalah administrasi.
Misalnya saja, ketika seseorang ingin bergabung dengan instansi tertentu, maka ia akan disuruh untuk mengisi data dalam formulir terlebih dahulu.
Namun, apa sebenarnya pengertian serta apa keuntungan formulir tersebut?
Nah, pada kesempatan ini akan dibahas mengenai pengertian dan apa saja keuntungan penggunaan formulir. Penasaran? Simak ulasannya!
Pengertian Formulir
Seperti yang disinggung sebelumnya, formulir menjadi salah satu dokumen yang banyak digunakan dan banyak orang pula yang sudah familiar dengan dokumen ini. Namun, apa yang sebenarnya dimaksud dengan formulir tersebut?
Dalam KBBI, dinyatakan bahwa pengertian formulir secara singkat adalah isian yang berisi beragam jenis data yang nantinya akan dikumpulkan sesuai dengan fungsinya, terutama pendaftaran.
Kata pendaftaran dalam pengertian tersebut mengandung arti yang cukup luas dan bisa diterapkan di beberapa hal, seperti pendaftaran organisasi, pendaftaran sekolah, dan lainnya yang berhubungan dengan keperluan administrasi.
Manfaat dan Keuntungan Formulir
Tentu, formulir dibuat bukan tanpa fungsi tertentu. Fungsi ini menunjukkan bahwa ada keuntungan yang akan didapatkan dalam penggunaan formulir. Dengan kata lain, ada alasan penting kenapa formulir digunakan untuk sebuah urusan administrasi.
Untuk apa biasanya formulir digunakan? Berikut beberapa keuntungan formulir adalah sebagai berikut:
1. Mendapatkan informasi tertentu yang diperlukan
Salah satu keuntungan menggunakan formulir adalah bisa mendapatkan informasi tertentu sesuai dengan kebutuhan. Misalnya saja, dalam pendaftaran cara pelatihan tertentu, formulir digunakan untuk mendapatkan data diri peserta pelatihan secara lengkap.
Berdasarkan isian pada formulir yang digunakan, nantinya bisa didapatkan informasi tentang nama, alamat, nomor HP dan lainnya dari peserta tersebut. Hal ini akan memudahkan pihak panitia untuk menghubungi peserta tersebut kembali apabila ada informasi terbaru.
Baca juga: 7 Keuntungan Black Card, Kartu Kredit Eksklusif dan Istimewa
2. Memudahkan pengumpulan data
Fungsi dan keuntungan formulir lainnya yaitu untuk memudahkan pengumpulan data. Bisa jadi, ini adalah salah satu alasan paling rasional kenapa formulir banyak digunakan dalam keperluan administrasi.
Ketika menggunakan formulir, maka isian yang diberikan oleh pihak peserta nantinya akan memiliki form atau bentuk yang sama. Dengan demikian, pihak panitia atau penyelenggara akan mendapatkan kemudahan untuk melakukan pengecekan isian dan data yang diperlukan.
Tidak hanya itu, formulir juga akan memudahkan pengelompokan data sesuai dengan kebutuhan.
3. Menjadi bukti fisik
Keuntungan penggunaan formulir juga bisa menjadi sebuah bukti fisik dalam suatu transaksi, pendaftaran atau hal lainnya. Dengan adanya formulir yang diisi, tentu saja ada data yang tersimpan dan bisa dibuka kapan saja.
Bukti fisik ini bisa menjadi alat bantu dari pihak penyelenggara untuk memberikan data yang ia miliki. Selain itu, sebagai bukti fisik, formulir juga bisa menjadi alat bantu dalam pembuatan sebuah laporan pertanggungjawaban.
4. Mengurangi kesalahan dalam transaksi
Apabila formulir digunakan dalam sebuah transaksi, maka formulir tersebut bisa menjadi dokumen untuk mengurangi kesalahan yang bisa terjadi. Misalnya saja, dengan menggunakan formulir, maka kesalahan dalam sebuah pemesanan ataupun pengiriman bisa dihindari.
Beberapa poin di atas merupakan fungsi dan keuntungan penggunaan formulir dalam berbagai kesempatan yang berbeda. Tentu, dengan banyaknya fungsi tersebut, formulir bisa dipertimbangkan untuk menjadi perangkat penting dalam hal pengurusan administrasi.
Baca juga: 6 Keuntungan Memilih Jurusan Akuntansi yang Perlu Anda Ketahui
Jenis Formulir yang Banyak Digunakan
Ada banyak sekali jenis formulir yang digunakan dalam beragam kesempatan yang berbeda. Tentu saja, detail dari setiap jenis formulir tersebut berbeda, baik dari tujuan dan fungsi dokumen tersebut.
Adapun contoh jenis formulir yang banyak digunakan diantaranya adalah:
- Formulir permohonan pembuatan SIM
- Formulir permohonan pembuatan KTP
- Formulir data pribadi
- Formulir tabungan
- Formulir keanggotaan perpustakaan
- Formulir keanggotaan organisasi tertentu
- Formulir pendaftaran lomba
- Dan lainnya
Cara Membuat Formulir
Selain memahami fungsi formulir dalam urusan administrasi, tentu mengetahui cara untuk membuat formulir juga menjadi hal yang penting.
Dengan begitu, kamu nantinya bisa membuat formulir yang efisien dan mudah dipahami, baik oleh penyelenggara ataupun pihak pengisi formulir.
Berikut ini beberapa langkah untuk membuat formulir yang efisien serta mudah dipahami:
- Tentukan tujuan pembuatan formulir
Untuk membuat sebuah formulir, kamu harus menentukan tujuan pembuatan formulir itu sendiri. Hal ini penting karena tujuan pembuatan akan menentukan detail isi formulir yang diajukan.
- Tentukan data apa saja yang hendak direkam
Setelah menentukan tujuan dari pembuatan formulir, kamu perlu menentukan data apa saja yang hendak direkam. Tentu, data yang dibutuhkan tersebut harus bisa memenuhi informasi apa saja yang dibutuhkan.
Misalnya saja, dalam pembuatan formulir untuk pendaftaran sekolah, tentu data yang diperlukan berkaitan dengan data diri calon peserta didik, data dari wali, data sekolah asal dan lainnya.
- Membuat instruksi atau petunjuk pengisian
Hal lain yang perlu dilakukan saat hendak membuat formulir adalah membuat instruksi atau petunjuk pengisian formulir tersebut. Poin ini sangat penting karena bisa memudahkan peserta untuk mengisi formulir dengan baik dan benar.
Dalam hal ini, kamu perlu memberikan instruksi pengisian formulir yang singkat dan jelas. Hindari menggunakan kalimat yang terkesan rumit yang nantinya bisa membuat peserta menjadi bingung ketika mengisi formulir yang diajukan.
Sebagai tambahan, jangan lupa untuk mengecek ulang formulir sebelum dicetak dan dibagikan. Pastikan formulir tersebut sudah mencakup isian yang lengkap dan tidak ada kesalahan tulis di dalamnya.
Demikian beberapa ulasan tentang formulir, terutama keuntungan formulir dan cara membuatnya. Cek contoh formulir untuk memberikan ide ketika hendak membuat formulir tertentu. Semoga bermanfaat.
